Die häufigsten IT-Fehler im Büro
Bei einer größeren Zahl an Geräten und Abläufen erhöht sich die Gefahr, dass IT-Fehler entstehen und unentdeckt bleiben. Diese können Geld, Zeit und personelle Ressourcen kosten. Dieser Artikel erklärt kurz zusammengefasst die häufigsten und gravierendsten Fehler.
Kein Backup angelegt
Ein fehlendes Backup kann sehr negative Konsequenzen haben. Trotzdem legen viele Unternehmen keine ausreichenden Backup-Konzepte vor oder bringen diese nicht zum Einsatz. Außerdem verlassen sich zu viele Unternehmen auf Cloud-Lösungen, was nicht empfehlenswert ist. Nach Möglichkeit sollte zusätzlich eine physische Datensicherung für die wichtigsten Informationen angelegt werden.
Es ist dringend abzuraten, sich nur auf eine Cloud-Lösung zu verlassen. In der Regel betreibt das Unternehmen ihre Cloud nicht selbst. Sensible Daten werden somit an Drittanbieter abgegeben. Sensible Daten sind in jedem Fall in der physischen Sicherung besser aufgehoben, da Hackangriffe auf Clouds in Zukunft wahrscheinlich zunehmen werden.
Es ist empfehlenswert, dass die IT-Abteilung die entsprechenden Aufgaben zentralisiert. Die Datensicherung muss dann auch gewissenhaft, systematisch und mit einer gewissen Strategie verfolgt werden. Das gilt auch für die einzelnen Mitarbeiter, falls keine IT-Abteilung vorhanden ist.
Den falschen Drucker auswählen und Druckerfehler richtig behandeln
Vor allem Unternehmen, die nicht sehr finanzstark sind, achten beim Kauf eines Druckers besonders auf die Preise bei der Anschaffung. Dies ist jedoch nicht immer der richtige Gedanke. Möglicherweise entstehende Folgekosten werden selten erkannt, die zwischen Laser- und Tintenstrahldruckern durchaus unterschiedlich ausfallen können. Mit einem Toner für Laserdrucker ist es möglich, 20.000 Seiten zu drucken. Tintenpatronen können dagegen nur drei- bis vierhundert Seiten drucken, kosten jedoch bei der Anschaffung weniger.
Die Frage, welchen Drucker man wählt, ist letztlich davon abhängig, wie viel man druckt. Ein Unternehmen, das viel druckt, ist mit einem Laserdrucker besser bedient. Teilweise kommt es auch vor, dass Drucksachen an andere Firmen ausgelagert werden. Oft werden hier jedoch Fehler gemacht; das gedruckte Endergebnis kann oft anders aussehen als der Entwurf des Dokuments auf dem Bildschirm. Zu beachten sind hier unter anderem die richtigen Farbmodi, die Auswahl des richtigen Papiers, das richtige Farbprofil sowie einige weitere Punkte. Gedrucktes Material, das nicht zufriedenstellend ist, kommt eine Firma letztlich teuer.
Vernachlässigte IT-Sicherheit
Hacken hat sich dank der heutigen Technik mittlerweile zu einem kommerziellen Geschäft entwickelt. Beispielsweise hat ein Hacker nach Erhalt eines Auftrags aus Liberia über eine Million DSL-Router der Telekom lahmgelegt. Da der digitale Raum einen wachsenden Markt für Kriminelle darstellt, sollten sich Firmen niemals darauf verlassen, dass ihre Sicherheit immer gewährleistet bleibt. Viele Unternehmen denken nach einmaligem Einrichten nicht mehr an ihre IT-Sicherheit. Dies öffnet das Tor für potenzielle Straftaten.
Die Schäden, die Kriminelle hier anrichten können, sind immens. Alles von Firmengeheimnissen bis hin zu Kontodaten und schwer zu behebenden Systemausfällen ist möglich. Dennoch wird die Gefahr immer noch viel zu häufig unterschätzt. In den vergangenen Jahren ist rund die Hälfte aller deutscher Unternehmen Opfer von Datendiebstahl, Wirtschaftsspionage und weiteren Verbrechen geworden. Datendiebstahl passiert besonders häufig, z. B. von Computern, Smartphones und Tablets. Für solche Fälle müssten sich IT-Abteilungen Vorgehensweisen wie Fernsperrungen und ähnliche Maßnahmen überlegen.
Besonders expandierende Firmen machen häufig den Fehler, dass sie sich keine Hilfe von IT-Experten holen. Selbstverständlich ist das Engagement eines entsprechenden Dienstleisters ein zusätzlicher Kostenfaktor. Allerdings ist die Neuanstellung eines IT-Profis oder angesprochene Beauftragung eines IT-Dienstleisters eine Pflicht und keine Option. Wenn man mit einem IT-Dienstleister zusammenarbeitet, investiert man besonders in den eigenen Erfolg. Langfristig ergeben sich dadurch Einsparungen in anderen Bereichen.
Die incoperating als IT-Partner
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Originalartikel: http://www.computerworld.ch/news/it-branche/artikel/die-groessten-it-fehler-im-buero-73044/
