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08.12.2016: Archivierungspflicht für E-Mails ab dem 01.01.2017

08.12.2016: Archivierungspflicht für E-Mails ab dem 01.01.2017

Der Gesetzgeber macht ernst: Ab dem 1. Januar 2017 gelten die Verordnungen der GoBD uneingeschränkt, dies bedeutet Firmen unterliegen nach gesetzlicher Regelung einer E-Mail Archivierungspflicht.

Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, sie sind festgelegt in Art. 108 Abs. 7 GG.

Wirtschaftsprüfer prognostizieren empfindliche Strafen bei Verstößen gegen die Bestimmungen der GoBD durch den Gesetzgeber.

Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z.B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS bis spätestens 31. Dezember 2016 gehandelt werden!

Die Verordnung besagt, dass jedes E-Mail-Dokument unveränderbar archiviert werden muss, kein Dokument auf dem Weg in das Archiv oder im Archiv verloren gehen darf, jedes Dokument wieder auffindbar sein muss und kein Dokument während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört oder verändert werden darf.

Laut § 257 HGB und § 147 AO sind folgende E-Mails davon betroffen:

  • Aufträge und Auftragsbestätigungen
  • Versandanzeigen, Frachtbriefe, Lieferpapiere
  • Reklamationsschreiben
  • Rechnungen und Zahlungsbelege
  • schriftlich gefasste Verträge
  • Inventare und Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Buchungsbelege
  • Sonstige Inhalte, die für die Besteuerung von Bedeutung sind

Die hier aufgezählten E-Mails müssen je nach Paragraph zwischen 5 und 10 Jahren archiviert werden.

Diese Anforderungen stellen viele Unternehmen vor zunächst unlösbare Probleme, da in den meisten Fällen die technischen Voraussetzungen nicht vorhanden sind und aufgrund finanzieller Aufwendungen kaum realisierbar erscheinen, jedoch haben wir die Lösung für Ihr Problem:

Die incoperating hat in den letzten Monaten eine zertifizierte und rechtssichere Archivierungslösung (über 30.000 Kunden vertrauen bereits diesem Hersteller) implementiert und getestet, sodass dieser Service ab sofort unseren Kunden zur Verfügung steht.

Die Archivierungslösung speichert Ihre E-Mails zuverlässig auf unsere Server (keine unbekannte Cloud, höchste Sicherheit durch VPN Anbindung) in einem deutschen Rechenzentrum, welches nach den deutschen Datenschutzbestimmungen zertifiziert ist.

Eine niedrige einmalige Einrichtungsgebühr und günstige monatliche Konditionen ermöglichen Ihnen so die vorschriftsmäßige Datenhaltung nach den gültigen gesetzlichen Bestimmungen.

Außerdem sind Ihre Mails im Falle eines E-Mail-Server-Ausfalls archiviert.

Sie könnten dann künftig über folgende Wege auf Ihr neues E-Mail Archiv zugreifen:

  1. Über ein Outlook Plugin, hierüber können Sie sogar selbst per Klick gelöschte E-Mails wiederherstellen
  2. Über eine Website, hier können Sie einzelne E-Mails herunterladen

Sparen Sie sich die Strafzahlungen und den Ärger mit Wirtschaftsprüfern und dem Finanzamt und fordern Sie den Preis für Ihr Unternehmen (die Anzahl der Postfächer unterscheidet sich oft von der Anzahl der Mitarbeiter) an.

Wir stehen gerne für Fragen zur Verfügung.